Tyto zásady upravují základní zásady při zpracování osobních údajů fyzických osob, které vyjádří zájem o poskytnutí služby (dále jen jako „Subjekty údajů“ nebo „Klient“) ze strany společnosti Tilia Capital, a.s., sídlem nám. Čsl. armády 26, 373 41 Hluboká nad Vltavou, IČO 077 40 166, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, pod sp. zn. B 2403, která je správcem osobních údajů těchto Subjektů údajů (dále jen jako „Správce“).
Osobní údaje jsou jakékoli informace o identifikovaném nebo identifikovatelném subjektu údajů. Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor (jméno, číslo, síťový identifikátor) nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Správce zpracovává osobní údaje v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a dále v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
Správce jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je paní Pavla Kovářová, e-mail: pavla.kovarova@tiliacapital.cz.
Cílem těchto zásad je informovat Subjekty údajů o tom, jaké údaje o nich Správce zpracovává, jakým způsobem tak činí, jak tyto osobní údaje chrání a jaká práva Subjekty údajů mají při zpracování jejich osobních údajů.
V případě jakýchkoli dotazů ohledně zpracování osobních údajů prováděné Správcem se Subjekty údajů mohou obrátit na Správce, a to buď na e-mailovou adresu pavla.kovarova@tiliacapital.cz, na telefonní číslo +420 601 386 686, či písemně na adresu Tilia Capital a.s., nám. Čsl. armády 26, 373 41 Hluboká nad Vltavou.
Za účelem poskytnutí služby Subjektům údajů zpracovává Správce především následující osobní údaje Subjektů údajů:
V případě, že Klient pouze vyjádřil zájem o poskytnutí služby Správcem, ale k jejímu poskytnutí následně nedošlo, zpracovává Správce osobní údaje tohoto Klienta pouze v rozsahu jméno a příjmení a kontaktní údaje.
Osobní údaje dle bodu f) a g) výše zpracovává Správce za účelem plnění povinností Správce jako osoby povinné dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále jen „AML zákon“), a to především kvůli povinnosti identifikace a kontroly klienta
Hlavním zdrojem osobních údajů zpracovávaných Správcem jsou Subjekty údajů. Správce dále osobní údaje získává z veřejných zdrojů, tj. především veřejných seznamů (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík atd.).
Správce osobní údaje zpracovává na základě následujících právních důvodů:
Správce osobní údaje Subjektů údajů zpracovává v důsledku plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, přičemž se jedná především o AML zákon, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
Účelem zpracování osobních údajů z důvodu plnění povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené se Subjekty údajů je přijetí objednávky na poskytnutí služby ze strany Subjektů údajů a následné plnění povinností při správě investice převzaté od Subjektů údajů a její vypořádávání.
V důsledku oprávněného zájmu může Správce osobní údaje Subjektů údajů zpracovávat především za účelem zasílání obchodních sdělení či nabídek obdobných služeb, které Subjekty údajů již využily, a za účelem uplatňování nároků Správce vůči Subjektů údajů.
Se souhlasem Subjektů údajů pořizuje Správce a následně uchovává kopie průkazů totožnosti Subjektů údajů. Souhlas Subjektů údajů je dále vyžadován v případě zasílání obchodních sdělení či nabídek těm Klientům, kteří o služby Správce vyjádřili zájem, ale nakonec se Správcem smluvní vztah neuzavřeli.
Správce osobní údaje Subjektů údajů zpracovává jak elektronicky, tak manuálně, přičemž Správce přijal všechna nezbytná opatření k jejich ochraně. Osobní údaje jsou zaměstnancům Správce zpřístupněny jen v případě, že je to nezbytně nutné k plnění jejich pracovních povinností, přičemž tito zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí ohledně zpracovávaných osobních údajů.
Správce osobní údaje Subjektů údajů předává v nezbytném rozsahu následujícím subjektům:
Osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo mezinárodním organizacím.
Správce uchovává osobní údaje Subjektů údajů po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Subjekty údajů a Správcem a nezbytnou k uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů. I po skončení smluvního vztahu je Správce povinen v důsledku plnění povinností vyplývajících z právních předpisů tyto osobní údaje uchovávat (např. dle AML zákona po dobu 10 let).
V případě, že Subjekt údajů pouze vyjádřil zájem o poskytnutí služby Správcem, ale k jejímu poskytnutí následně nedošlo, zpracovává Správce osobní údaje tohoto Subjektu údajů po dobu maximálně 1 měsíce od jejich poskytnutí.
Pokud Správce zpracovává osobní údaje výhradně pro účely ochrany oprávněného zájmu, uchovává je pouze po dobu existence tohoto oprávněného zájmu.
V případě, že se jedná o osobní údaje zpracovávané se souhlasem Subjektů údajů, zpracovává je Správce jen po dobu trvání tohoto souhlasu.
Po uplynutí doby pro uchovávání osobních údajů Správce tyto osobní údaje vymaže.
Subjekty údajů mají právo na přístup ke svým osobním údajům a dalším souvisejícím informacím (např. účel, kategorie osobních údajů, doba uchování, zdroj). Subjekty údajů mají právo požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů Správcem. V případě opakované žádosti má Správce právo požadovat po Subjektu údajů poplatek za poskytnutí informace, jehož výše bude odpovídat nákladům na zpracování a poskytnutí informace.
Subjekty údajů mají právo na to, aby Správce bez zbytečného odkladu opravil jejich nepřesné osobní údaje, které se jich týkají. V případě, že jsou osobní údaje neúplné mají Subjekty údajů právo na jejich doplnění.
Subjekty údajů mají právo požadovat výmaz jejich osobních údajů, které Správce zpracovává s jejich souhlasem. Po odvolání souhlasu Subjekty údajů se zpracováním jejich osobních údajů zpracovává Správce osobní údaje těchto Subjektů údajů jen, má-li k jejich zpracování jiný titul a v nezbytném rozsahu. Správce osobní údaje vymaže neprodleně poté, co ztratí právní titul k jejich zpracování.
Subjekty údajů mají právo požadovat po Správci, aby omezil zpracování jejich osobních údajů, a to např. po dobu vyřízení námitky uplatněné Subjekty údajů proti zpracování osobních údajů nebo upozornění na nepřesnost zpracovávaných osobních údajů.
Subjekty údajů mají právo po Správci požadovat, aby jejich osobní údaje předal jinému správci ve strukturovaném běžně použitelném formátu, a to za účelem usnadnění komunikace s tímto správcem.
V případě, že Správce zpracovává osobní údaje na základě souhlasu Subjektů údajů, mají Subjekty údajů právo na odvolání tohoto souhlasu s účinky do budoucna. Subjekty údajů mohou svůj souhlas se zpracováním jejich osobních údajů odvolat prostřednictvím e-mailu, který odešlou na e-mailovou adresu pavla.kovarova@tiliacapital.cz. Po odvolání souhlasu ukončí Správce zpracování osobních údajů, k jejichž zpracování nemá jiný právní titul než souhlas Subjektů údajů.
Subjekty údajů jsou oprávněni vznést námitku proti zpracování jejich osobních údajů za účelem plnění oprávněného zájmu Správce. Správce je povinen tuto námitku projednat odpovídajícím způsobem tak, aby nedošlo k poškození zájmů Subjektů údajů. Námitku je možné uplatnit prostřednictvím e-mailu odeslaného na e-mailovou adresu pavla.kovarova@tiliacapital.cz. Námitka by měla být odůvodněna a mělo by z ní být zřejmé, proč se Subjekt údajů domnívá, že dané zpracování osobních údajů Správcem nepříznivě zasahuje do jeho soukromí nebo ochrany jeho práv a právem chráněných zájmů.
Subjekty údajů jsou oprávněni podat proti zpracování osobních údajů prováděné Správcem stížnost k dozorovému orgánu, a to Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
